Allround onthaalmedewerker

Wat houdt jouw job in?

Als allround onthaalmedewerker:

• maak je deel uit van Team Akte Support;
• verwelkom je de cliënten op een hartelijke manier, begeleid je hen naar de aktezaal en bied je hen iets te drinken aan;
• zorg je ervoor dat het onthaal en alle aktezalen ordelijk zijn;
• beantwoord je in eerste lijn de telefonische oproepen;
• beheer je de kantoormailboxen en sta je in voor de fysieke en digitale verwerking van de post;
• ben je de rechterhand van de office manager;
• zorg je voor een efficiënt agendabeheer: je plant inlichtingenafspraken in, volgt proactief voorlopig gemaakte afspraken op, je wijst een passende vergaderzaal toe aan de afspraken enzoverder;
• voer je de eerstelijnscommunicatie met leveranciers (bv. bij een softwareprobleem bel je naar onze it-dienst en geef je een stand van zaken mee aan de collegas);
• ben je flexibel en sta je open voor andere diverse administratieve taken;
• schrikken stressmomenten jou niet af en kan je snel schakelen tussen verschillende taken en noden;
• schrijf je je collegas en notarissen in voor opleidingen;
• bestel je tijdig kantoorbenodigdheden door een proactieve opvolging van de voorraad;
• ondersteun je je collegas van Team Postakte met het opmaken en versturen van afschriften van akten;
• ben je de ontzorger van het kantoor;
• …

Wie ben jij?

• Je bent een energiek persoon die elke cliënt een warm welkom geeft dankzij een geduldige, respectvolle en vriendelijke aanpak.
• Je spreekt en schrijft duidelijk, vlot en correct.
• Je bent een duizendpoot die hands-on en efficiënt werkt en houdt van een gevarieerd takenpakket.
• Je kan de rust bewaren en de juiste prioriteiten stellen.
• Je hebt een zekere ‘maturiteit, want er wordt verwacht dat je het onthaal ‘draagt.
• Je beheerst Outlook, Word en Excel en je beschikt over een zeer vlotte klaviervaardigheid.
• Je raakt snel vertrouwd met nieuwe digitale tools en technologieën.
• Je kan telefonische oproepen vlot beantwoorden in de Franse en Engelse taal.
• Je werkt voltijds (37,50 uur per week) waarbij je op vrijdag al om 12.30 uur je weekend start.
• Ervaring in een gelijkaardige rol is een pluspunt.

Wat bieden wij aan?

• collegiale sfeer met aandacht en tijd voor welzijn en plezier op het werk;
• je krijgt een uitgebreide interne opleiding;
• mogelijkheid tot het volgen van externe opleidingen;
• verloning in functie van je ervaring en kennis met daarbovenop extralegale voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, cao-premie, tussenkomst verplaatsingskosten woon-werkverkeer, ecocheques en vijf sectorale vakantiedagen bovenop je wettelijke vakantie;
• na 1 jaar recht op bijkomende vakantie, namelijk drie extralegale vakantiedagen per kalenderjaar;
• diverse groepsactiviteiten: nieuwjaarsdiner, jaarlijks teambuildingweekend, midzomeractitviteit enzoverder;
• ...

Hoe solliciteren?

Jouw CV en motivatie mag je mailen naar hr-manager Kim Gijssels: kim.gijssels@notas.be. Heb je nog enkele vragen? Aarzel dan niet om te mailen of te bellen naar 09 245 13 38. Indien u solliciteert bij ons zal uw CV en motivatiebrief, die onder andere identificatiegegevens, gegevens betreffende het beroep en academisch curriculum/ studies bevatten, in onze databank 3 jaar bijgehouden worden om redenen van gerechtvaardigd belang. We kunnen gedurende deze termijn dan immers contact met u opnemen voor een nieuwe job opportuniteit binnen onze instellingen. Deze gegevens zullen niet uitgewisseld worden met derden, tenzij omwille van een wettelijke verplichting. U kan steeds alle rechten uitoefenen opgenomen in de GDPR met name, recht op inzage en informatie, recht op gegevenswissing, recht op beperking van de verwerking, recht op rectificatie, recht op bezwaar en recht om klacht neer te leggen bij de toezichthoudende overheid, door onze functionaris van gegevensbescherming te contacteren via info@privanot.be. Wij zien erop toe dat al uw persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.