Management assistant voor de vicerector van de Groep Humane Wetenschappen
Management assistant voor de vicerector van de Groep Humane Wetenschappen
(ref. ATP-2025-182) Laatst aangepast: 29/04/25
In deze functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de vicerector Humane Wetenschappen en voor de volledige, zelfstandige afhandeling van de administratie van het secretariaat van het vicerectoraat. Ook de administratie van de overleg- en bestuursorganen op het niveau van de Groep Humane Wetenschappen behoren tot je takenpakket. In deze functie ligt de nadruk op de efficiënte organisatie en coördinatie van de administratieve processen van het secretariaat van de Groep Humane Wetenschappen.Website van de eenheid
Functie- Je staat in voor de voorbereiding en de opvolging van verschillende beleids- en overlegorganen van de Groep Humane Wetenschappen onder voorzitterschap van de vicerector, voornamelijk het Groepsbestuur en de reflectiedagen. Je levert hiervoor praktisch en inhoudelijk voorbereidend en opvolgend werk. Je zorgt voor de organisatie van vergaderingen, de agenda, de verslaggeving, het inventariseren, terugkoppelen en autonoom opvolgen van genomen beslissingen en actiepunten. Hierbij is een proactieve houding essentieel: je voorkomt organisatorische problemen en wijst op potentiële inhoudelijke problemen door te anticiperen en je zoekt zelfstandig naar oplossingen die je vervolgens uitwerkt in samenwerking met de vicerector en de groepsbeheerder.
- Je volgt de timing en voorbereiding van het Bijzonder Groepsbestuur op in nauwe samenwerking met de Personeelsdienst.
- Je volgt de praktische afhandeling van persoonsdossiers op in nauwe samenwerking met de Personeelsdienst.
- Je beheert de agenda van de vicerector, plant individuele afspraken en overlegmomenten, beheert en archiveert het e-mailverkeer, en stemt waar nodig af met verschillende andere secretariaten en diensten.
- Je hebt een liaisonfunctie tussen de vicerector, de onderzoekscoördinator en de groepsbeheerder van de Groep. Dit omvat onder andere het plannen van data, opstellen van wekelijkse agendas, en toezicht op opvolging.
- Je werkt samen met de groepsbeheerder en de medewerkers van de groepsdiensten om beleidsinitiatieven van de Groep Humane Wetenschappen concreet gestalte en bekendheid te geven.
- Proactief screenen en opvragen van materiaal ter voorbereiding van de vergaderingen hoort erbij. Je weet dossiers voor te bereiden rekening houdend met de genomen beleidsopties. Je bereidt notas en presentaties voor op vraag van de vicerector.
- Je behandelt zelfstandig inkomende beleidsgerelateerde vragen, vaak in nauw overleg met de groepsbeheerder. Je stelt zelfstandig brieven en e-mails op die je inhoudelijk kan beantwoorden vanuit de goedgekeurde verslaggeving en reglementering. Je raadpleegt hierbij ook documenten en procedures waarvoor opzoekwerk noodzakelijk kan zijn. Hiervoor doe je een grondige kennis op van de structuur van de universiteit en de Groep Humane Wetenschappen en van de universitaire procedures en regelgeving.
- Je beschikt over een bachelordiploma of je behaalt een gelijkwaardig niveau door ervaring.
- Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie.
- Je kan vlot werken met de courante Microsoft Office toepassingen.
- Je communiceert vlot en professioneel, mondeling en schriftelijk, in het Nederlands en in het Engels (af en toe eens spieken in Google Translate doen we allemaal).
- Je weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
- Je bent vlot en diplomatisch in de omgang en weet met verschillende belanghebbenden om te gaan.
- Je hebt zin voor verantwoordelijkheid, neemt initiatief en bent proactief.
- Je bent sterk in plannen, coördineren en organiseren en houdt ervan meerdere soorten taken tegelijk te behartigen.
- Je hebt oog voor kwaliteit waarbij proactief werken centraal staat.
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be
Solliciteer voor deze functieav_timer Tewerkstellingspercentage: Voltijdse of deeltijdse tewerkstelling mogelijk
location_city Locatie : Leuven
timer Solliciteren tot en met: 19/05/2025 23:59 CET
bookmarks Tags: Financiën en administratie, Beleid en beheer
Information :
- Company : KU Leuven
- Position : Management assistant voor de vicerector van de Groep Humane Wetenschappen
- Location : Leuven
- Country : BE
Attention - In the recruitment process, legitimate companies never withdraw fees from candidates. If there are companies that attract interview fees, tests, ticket reservations, etc. it is better to avoid it because there are indications of fraud. If you see something suspicious please contact us: support@jobkos.com
Post Date : 2025-04-30 | Expired Date : 2025-05-30